A. Pengertian Surat
Surat adalah
suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri,
maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan,
pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
B. Pengertian Surat
Menyurat
Surat menyurat
adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara
pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling
berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah
lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat
secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini
tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi
organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai
tujuannya.
C. Mengenal Bahasa
Surat
Pada hakekatnya
surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis
tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan
kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus
memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi
seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda
baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan
pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau
alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana
terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan
pokok-pokok masalahnya.
D. Jenis-jenis Surat
1. Berdasarkan
Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima
jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan,
surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan
keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas
Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah
surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada
instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas
Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah
surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk
para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi
–instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan
yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
e. Surat Dinas
Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal
seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan
administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen
bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah
atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan
surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat
surat
Format surat tertentu
2. Berdasarkan
Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam
tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang
menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel
atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan
memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum
postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat
Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau
beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan
kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka
dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca
oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang
dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat
kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum
dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa
surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan
secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya).
Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit
organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi
bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara
menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu
hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa
tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung
rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan
atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3. Berdasarkan
Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi
tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang
berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara,
sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan
masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh
dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak,
akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat
konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya
tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan
yang korupsi.
4. Berdasarkan
Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan
menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat
Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat
adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama
karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat
menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada
kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan
penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian
karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan
Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat
Biasa
Surat yang menurut
penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau
sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak
perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian
surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak
dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat
tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu
surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih
mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat
Khusus
Surat-surat yang
dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya
mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat
penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya
surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak
penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya
oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.
E. Ciri-Ciri Bahasa Surat
Bahasa surat
biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan.
Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
Ø
Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah
dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga
data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan.
Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu
kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan
pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda
baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah
asing.
Ø
Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika
diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang
digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang
pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara
tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh
bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
1) Menghilangkan
unsur-unsur yang tidak diperlukan
2) Menghilangkan
basa-basi
3) Menambahkan
unsur penjelas yang hilang
4) Menggunakan
istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5) Menempatkan
tanda baca yang tepat
Ø
Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas,
wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using,
dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain.
Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada
surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan
sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang
berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
